Polityka prywatności aplikacji „Doganswer”

1. Zakres Polityki

Niniejsza Polityka prywatności (dalej: „Polityka”) zawiera informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z aplikacji „Doganswer” (dalej: „Aplikacja”) dostępnej pod adresem: https://doganswer.com/ (dalej: „Serwis”).

Polityka dotyczy łącznie trzech miejsc, w których korzystasz z Aplikacji:

1. Serwisu pod adresem https://doganswer.com,
2. panelu pod adresem https://app.doganswer.com,
3. aplikacji mobilnej Doganswer na systemy Android i iOS.

Wszelkie terminy pisane wielką literą, które nie zostały zdefiniowane inaczej w Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Aplikacji lub w Regulaminie dostarczania Newslettera, dostępnych pod adresem: https://doganswer.com/regulamin oraz https://doganswer.com/regulamin-newslettera.

Angielskie tłumaczenie Polityki jest dostępne pod adresem https://doganswer.com/en/privacy-policy/. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest DOGTRONIC LABS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie (adres siedziby: ul. Hajdowska 43C, 20-231 Lublin), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001229537, posiadająca NIP: 9462765575, numer REGON: 544273828, posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 100 000,00 zł (sto tysięcy złotych) (dalej: „Administrator”).

DOGTRONIC LABS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie pełni rolę Administratora w stosunku do danych Usługobiorców, które przekazane zostały przez nich Administratorowi w ramach Umowy (w tym w procesie przed jej zawarciem, podczas jej zawierania i po jej zawarciu).

W stosunku do danych przekazanych DOGTRONIC LABS spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie przez Usługobiorcę, działającego jako administrator tych danych, DOGTRONIC LABS spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie pełni rolę podmiotu przetwarzającego. Dotyczy to w szczególności danych osób dzwoniących do Usługobiorcy oraz danych z książki kontaktów Usługobiorcy. Obowiązki DOGTRONIC LABS spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie jako podmiotu przetwarzającego oraz prawa osób, których dane są w ten sposób przetwarzane, szczegółowo określa Załącznik nr 1 do Regulaminu – Regulamin powierzenia przetwarzania danych osobowych.

3. Kontakt z Administratorem

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem za pomocą poczty elektronicznej, pod adresem: [email protected].

Pod ten sam adres kierujesz każde żądanie opisane w sekcji 15 (Uprawnienia) oraz w sekcji 16 (Usunięcie konta i danych).

4. Środki ochrony danych osobowych

Administrator stosuje nowoczesne zabezpieczenia organizacyjne i techniczne, aby zapewnić jak najlepszą ochronę Twoich danych osobowych oraz gwarantuje, że przetwarza je zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Dostęp do danych na Twoim koncie mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, i tylko w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonego im zadania. Token odświeżania do Kalendarza Google, który podłączasz do swojego konta, przechowujemy w postaci zaszyfrowanej.

5. Informacje o przetwarzanych danych osobowych

Korzystanie z Aplikacji wymaga przetwarzania Twoich danych osobowych. Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania, a także o okresie przetwarzania oraz obowiązku lub dobrowolności ich podania.

5.1. Zawarcie i wykonanie Umowy na dostarczanie Usługi oraz rejestracja Konta

Przetwarzane dane osobowe: imię i nazwisko; adres poczty elektronicznej; numer telefonu; język; płeć; inne dane przekazane przez Usługobiorcę.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do rejestracji Konta oraz wykonania Umowy korzystania z Aplikacji zawartej z osobą, której dotyczą dane, lub podjęcia działań w celu jej zawarcia).

Podanie ww. danych osobowych jest warunkiem rejestracji Konta oraz zawarcia i wykonania Umowy na dostarczanie Usługi (ich podanie jest dobrowolne, lecz konsekwencją ich niepodania będzie niemożność rejestracji Konta oraz zawarcia i wykonania Umowy).

Logowanie przez Google albo Apple: jeśli zakładasz konto albo logujesz się przyciskiem Google lub Apple, w panelu albo w aplikacji mobilnej, otrzymujemy od tej firmy imię i nazwisko (jeśli je udostępnisz), adres e-mail oraz identyfikator konta. Zdjęcia profilowego nie zapisujemy, hasła do konta Google ani Apple nie otrzymujemy. Tych danych używamy wyłącznie do założenia konta i logowania. Do danych z logowania przez Google stosujemy te same zasady co w pkt 11.3 i 11.4.

Okres przetwarzania: do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z Umowy na dostarczanie Usługi oraz rejestracji Konta przez Usługobiorcę jako usługi cyfrowej.

5.2. Przeprowadzenie postępowania reklamacyjnego

Przetwarzane dane osobowe: imię i nazwisko lub nazwa firmy; adres poczty elektronicznej; inne dane podane przez Usługobiorcę.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy i realizacji uprawnień Usługobiorcy wynikających z Umowy). Wobec Przedsiębiorcy na prawach Konsumenta także art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny Administratora wynikający z art. 43k–43o w związku z art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).

Podanie ww. danych osobowych jest warunkiem otrzymania odpowiedzi na reklamację lub realizacji uprawnień Usługobiorcy wynikających z Umowy.

Okres przetwarzania: przez czas postępowania reklamacyjnego, a w wypadku realizacji ww. uprawnień Usługobiorcy do czasu ich przedawnienia.

5.3. Przeprowadzenie postępowania weryfikacyjnego oraz rozpatrywanie odwołań od decyzji w sprawie postępowania z niedopuszczalnymi treściami

Przetwarzane dane osobowe: imię i nazwisko lub nazwa; dane kontaktowe, w tym adres poczty elektronicznej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w tym przypadku zapewnienia mechanizmu zgłaszania niedopuszczalnych treści – art. 16 Rozporządzenia 2022/2065 w sprawie jednolitego rynku usług cyfrowych, dalej: „DSA” – oraz rozpatrywania skarg, art. 20 DSA).

Podanie ww. danych osobowych jest warunkiem otrzymania odpowiedzi na zgłoszenie lub realizacji uprawnień wynikających z przepisów DSA.

Okres przetwarzania: przez czas postępowania, a w wypadku realizacji ww. uprawnień do czasu ich przedawnienia.

5.4. Obsługa zapytań składanych przez Usługobiorców

Przetwarzane dane osobowe: imię; adres poczty elektronicznej; inne dane zawarte w wiadomości do Administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym przypadku udzielenie odpowiedzi na otrzymane zapytanie).

Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu otrzymania odpowiedzi na zapytanie.

Okres przetwarzania: do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

5.5. Spełnianie obowiązków podatkowych, w tym wystawienie faktury VAT i przechowywanie dokumentacji księgowej

Przetwarzane dane osobowe: imię i nazwisko lub firma; adres zamieszkania lub siedziby; NIP.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze, wynikający z prawa podatkowego).

Okres przetwarzania: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku za rok poprzedni.

5.6. Wypełnienie obowiązków związanych z ochroną danych osobowych

Przetwarzane dane osobowe: imię i nazwisko; podane przez Usługobiorcę dane kontaktowe (adres poczty elektronicznej, adres do korespondencji, numer telefonu).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze, wynikający z przepisów o ochronie danych osobowych, w tym realizacji uprawnień przyznanych Ci przez RODO).

Okres przetwarzania: do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń z tytułu naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

5.7. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Przetwarzane dane osobowe: imię i nazwisko lub firma; adres poczty elektronicznej; adres zamieszkania lub siedziby; numer PESEL; NIP.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym przypadku ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami mogącymi powstać w związku z wykonywaniem Umów zawartych z Administratorem).

Okres przetwarzania: do czasu upływu terminów przedawnienia tych roszczeń.

5.8. Analiza Twojej aktywności w Serwisie (doganswer.com)

Przetwarzane dane osobowe: data i godzina odwiedzin; numer IP urządzenia; rodzaj systemu operacyjnego urządzenia; przybliżona lokalizacja; rodzaj przeglądarki internetowej; czas spędzony w Serwisie; informacje o kliknięciach; odwiedzone podstrony oraz inne działania podejmowane w Serwisie. Panel pod adresem https://app.doganswer.com i aplikacja mobilna nie korzystają z narzędzi analitycznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym przypadku uzyskanie informacji o Twojej aktywności w Serwisie).

Okres przetwarzania: do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.

5.9. Administrowanie Aplikacją i Serwisem

Przetwarzane dane osobowe: adres IP; data i czas serwera; informacje o przeglądarce internetowej; informacje o systemie operacyjnym. Powyższe dane są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu z Aplikacji (administrowanie bez użycia logów serwera i automatycznego zapisu nie byłoby możliwe).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym przypadku zapewnienie prawidłowego działania Aplikacji).

Okres przetwarzania: do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.

5.10. Obsługa formularza kontaktowego

Przetwarzane dane osobowe: imię i nazwisko; adres poczty elektronicznej; nazwa firmy; numer telefonu; inne dane zawarte w wiadomości do Administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym przypadku udzielenie odpowiedzi na przesłaną wiadomość).

Okres przetwarzania: do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.

5.11. Zawarcie i wykonanie Umowy o dostarczanie Newslettera lub innych Treści cyfrowych

Przetwarzane dane osobowe: adres poczty elektronicznej.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania Umowy o dostarczanie Newslettera lub Treści cyfrowych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym przypadku informowanie o nowościach i promocjach dostępnych w Aplikacji).

Okres przetwarzania: do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, osiągnięcia celu przetwarzania albo przedawnienia roszczeń wynikających z tej Umowy, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej.

5.12. Dane przetwarzane w związku z działaniem asystenta

Odrębnie od powyższego przetwarzamy dane, które powstają w trakcie korzystania z asystenta telefonicznego. Opisują je szczegółowo sekcje 7–12 Polityki: nagrania i transkrypcje rozmów, Baza wiedzy, powiadomienia, liczniki planu, połączenie z Kalendarzem Google i Kontaktami Google oraz aplikacja mobilna.

Do czego tych danych nie używamy. Dane z rozmów, Bazy wiedzy, kontaktów i kalendarza przetwarzamy wyłącznie po to, żeby świadczyć Ci Usługę. Poza tym tylko w zakresie niezbędnym do:

1. zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji i wykrywania nadużyć,
2. wykonania obowiązku prawnego, na przykład żądania uprawnionego organu,
3. obsługi zgłoszenia, z którym sam się do nas zwrócisz,
4. rozliczenia Usługi, na przykład policzenia wykorzystanych minut.

Poza tymi przypadkami nie używamy tych danych do własnych celów. Nie trenujemy na nich modeli sztucznej inteligencji i nie sprzedajemy ich. Nie używamy ich do reklamy ani marketingu.

Dostawcy AI: korzystamy z dostawców sztucznej inteligencji, u których trenowanie modeli na przekazanych danych jest wyłączone w ustawieniach konta albo w umowie.

Jeden wyjątek, na który nie mamy wpływu: Twilio Inc., operator linii telefonicznej i SMS, przetwarza część danych o połączeniach i wiadomościach jako niezależny administrator, we własnym celu zapobiegania nadużyciom, spamowi i oszustwom. Zasady Twilio: https://www.twilio.com/en-us/legal/privacy.

6. Profilowanie

W celu stworzenia Twojego profilu dla celów marketingowych oraz kierowania do Ciebie marketingu bezpośredniego dostosowanego do Twoich preferencji, Administrator będzie przetwarzał Twoje dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym także je profilował. Nie będzie to jednak wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych ani w podobny sposób istotnie wpływać na Twoją sytuację.

Zakres profilowanych danych osobowych odpowiada zakresowi wskazanemu w sekcji 5.8 w odniesieniu do analizy Twojej aktywności w Serwisie (doganswer.com) oraz danych, które zapiszesz na Koncie.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższym celu jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Podanie ww. danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji tego celu. Administrator będzie przetwarzał dane osobowe w celu ich profilowania do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania.

Nagrania rozmów, transkrypcje i treść Bazy wiedzy nie są wykorzystywane do profilowania ani do marketingu.

7. Nagrania i transkrypcje rozmów

Asystent odbiera połączenia przekierowane z Twojego numeru telefonu. Każda taka rozmowa jest nagrywana, a z nagrania powstaje transkrypcja i podsumowanie.

Co zapisujemy przy każdej rozmowie: numer dzwoniącego, numer, na który dzwonił, datę i godzinę, czas trwania, język rozmowy, nagranie, pełną transkrypcję, podsumowanie oraz temat rozmowy. Jeśli dzwoniący jest w Twoich kontaktach zapisanych na koncie, zapisujemy też jego nazwę z tych kontaktów.

Po co: żebyś wiedział, kto dzwonił i w jakiej sprawie, i żebyś mógł odsłuchać rozmowę zamiast oddzwaniać w ciemno.

Gdzie to zobaczysz: w panelu i w aplikacji mobilnej, w zakładce Połączenia. Przy każdej rozmowie masz kto i kiedy dzwonił, podsumowanie, pełny zapis rozmowy i odtwarzacz nagrania.

Kto to widzi: Ty, po zalogowaniu na swoje konto. Nasz zespół nie odsłuchuje nagrań i nie czyta transkrypcji, chyba że poprosisz nas o pomoc w konkretnej sprawie, wymaga tego bezpieczeństwo albo obowiązek wynikający z przepisów prawa.

Komu przekazujemy i po co:

Danych z rozmów nie używamy do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

Jak długo:

Rozmowa usunięta przez Ciebie z listy w Aplikacji przestaje być widoczna od razu, a jej nagranie kasuje się najpóźniej w ramach 90-dniowego cyklu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie Twoich danych (wykonanie Umowy). W zakresie danych osób dzwoniących działamy jako podmiot przetwarzający na Twoje zlecenie.

Kto tu jest administratorem: w stosunku do danych osób, które do Ciebie dzwonią, administratorem jesteś Ty, a my przetwarzamy te dane w Twoim imieniu. Zasady określa Regulamin powierzenia przetwarzania danych osobowych, czyli Załącznik nr 1 do Regulaminu. Jako administrator przekazujesz dzwoniącym pełną informację o przetwarzaniu ich danych, na przykład na swojej stronie internetowej.

Co słyszy dzwoniący: asystent mówi dzwoniącemu, że rozmawia z asystentem AI i że rozmowa jest nagrywana. Dalszą część powitania ustawiasz sam w ustawieniach asystenta.

Wersja demonstracyjna: rozmów z numerem demonstracyjnym udostępnionym w Serwisie nie zapisujemy na żadnym koncie ani w naszej bazie danych i nie pobieramy ich nagrania. Z zapisu rozmowy powstaje wyłącznie krótkie podsumowanie, które wysyłamy przez WhatsApp albo SMS-em na numer, z którego dzwoniłeś. W tym zakresie administratorem danych jesteśmy my. Kopię rozmowy u dostawcy rozmowy głosowej (ElevenLabs) kasujemy automatycznie po 30 dniach. Numeru, z którego dzwoniłeś, nie używamy do marketingu bez Twojej odrębnej zgody.

8. Baza wiedzy

W zakładce Baza wiedzy wpisujesz informacje o swojej firmie, z których asystent korzysta w rozmowie. Możesz dodać pytania z gotowymi odpowiedziami, opisy tematów oraz tabele, na przykład cennik, zakres usług albo godziny otwarcia. Funkcja jest dostępna od planu Professional.

Co robimy z tą treścią: zapisujemy ją na Twoim koncie i zamieniamy na postać matematyczną (tzw. wektory), która pozwala odnaleźć właściwy fragment w trakcie rozmowy. Do tego przeliczenia korzystamy z modelu udostępnianego przez OpenRouter. Fragment, który pasuje do pytania dzwoniącego, trafia do asystenta prowadzącego rozmowę i może zostać odczytany na głos.

Za co odpowiadasz Ty: Bazę wiedzy wypełniasz sam i sam decydujesz, co się w niej znajdzie. Nie wpisuj tam danych osobowych swoich klientów ani informacji, których nie chcesz przekazywać dzwoniącym. Asystent może odczytać każdą wpisaną tam treść.

Czego nie robimy: nie wykorzystujemy treści Bazy wiedzy do trenowania modeli, nie udostępniamy jej innym Usługobiorcom i nie wykorzystujemy jej do celów marketingowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie Umowy na Twoje żądanie).

Jak długo: do czasu, aż usuniesz wpis albo konto.

9. Powiadomienia

Po zakończonej rozmowie możemy wysłać Ci powiadomienie z podsumowaniem. Masz cztery kanały i każdy włączasz i wyłączasz osobno w ustawieniach konta:

Co jest w treści powiadomienia: numer dzwoniącego albo jego nazwa z Twoich kontaktów, godzina rozmowy i jej podsumowanie. Nagrania nie wysyłamy żadnym z tych kanałów, odsłuchujesz je po zalogowaniu.

Możesz też włączyć pomijanie powiadomień o rozmowach, w których nikt nic nie powiedział.

Wyłączenie: wyłączenie kanału w ustawieniach działa od razu. Wyłączenie wszystkich kanałów nie wpływa na wiadomości niezbędne do obsługi Umowy, na przykład na fakturę, informację o wyczerpaniu minut albo o zmianie Regulaminu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie Umowy), a w zakresie kanałów, które włączasz dobrowolnie, art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda, którą możesz w każdej chwili cofnąć wyłącznikiem w ustawieniach).

10. Plan, minuty i płatności

Aplikacja jest dostępna w planach różniących się pakietem minut rozmowy w miesiącu: Starter, Professional, Business oraz Enterprise (warunki ustalane indywidualnie). Baza wiedzy i połączenie z Kalendarzem Google są dostępne od planu Professional.

Co przetwarzamy w związku z planem: nazwę wybranego planu, datę rozpoczęcia i zakończenia okresu rozliczeniowego, liczbę minut wykorzystanych w bieżącym okresie oraz liczbę i czas trwania połączeń. Te liczby widzisz w panelu i w aplikacji mobilnej jako stan pakietu.

Po co: żeby pokazać Ci, ile minut zostało, i rozliczyć abonament zgodnie z Regulaminem.

Płatności: obsługuje je zewnętrzny dostawca płatności (Stripe). Nie przechowujemy numeru Twojej karty płatniczej. Otrzymujemy wyłącznie informację o statusie płatności i o aktywnej subskrypcji oraz dane niezbędne do wystawienia faktury.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie Umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie dokumentacji księgowej.

Jak długo: liczniki i historia rozliczeń do usunięcia konta, dokumenty księgowe przez okres wskazany w sekcji 5.5.

11. Połączenie z Google: Kalendarz Google i Kontakty Google

Ta sekcja dotyczy Cię tylko wtedy, gdy w panelu pod adresem https://app.doganswer.com połączysz swój Kalendarz Google albo zaimportujesz Kontakty Google. Obie funkcje są dobrowolne i Aplikacja działa bez nich. Zgodę wyrażasz na ekranie Google w chwili łączenia i możesz ją w każdej chwili cofnąć w sposób opisany w pkt 11.5.

Obie funkcje działają wyłącznie w panelu w przeglądarce. Aplikacja mobilna ich nie ma (patrz sekcja 12).

11.1. Kalendarz Google

Po co: asystent sprawdza w trakcie rozmowy, kiedy masz wolny termin, i zapisuje umówioną wizytę w Twoim kalendarzu. Funkcja jest dostępna od planu Professional.

O jakie uprawnienia prosimy (zakresy OAuth):

Co pobieramy i przechowujemy: adres e-mail Twojego konta Google, identyfikator wybranego kalendarza, strefę czasową, ustawione przez Ciebie godziny umawiania oraz token dostępu i token odświeżania (refresh token). Token odświeżania jest potrzebny, bo asystent sprawdza wolne terminy w trakcie rozmowy, także wtedy, gdy nie jesteś zalogowany. Token odświeżania przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Token dostępu jest ważny około godziny, potem zastępujemy go nowym.

Czego nie czytamy: w trakcie rozmowy pobieramy wyłącznie informację o tym, które przedziały czasu są zajęte, a które wolne. Nie czytamy tytułów, opisów, załączników ani uczestników Twoich istniejących wydarzeń.

Co zapisujemy w Twoim kalendarzu: jedno wydarzenie zawierające imię i nazwisko dzwoniącego, temat wizyty i godzinę. To wydarzenie należy do Ciebie, możesz je zmienić albo usunąć jak każde inne.

Komu przekazujemy: informacja o wolnych godzinach trafia do asystenta prowadzącego rozmowę (dostawca głosu i rozmowy: ElevenLabs) wyłącznie na czas tej rozmowy. Tokeny i ustawienia kalendarza przechowujemy na naszym serwerze, a zapytania do Kalendarza Google wykonuje nasze narzędzie automatyzacji (n8n) działające na tym serwerze. Nikomu innemu tych danych nie przekazujemy.

Jak długo: tokeny przechowujemy do chwili, gdy odłączysz kalendarz w panelu albo usuniesz konto. Po odłączeniu kasujemy je natychmiast. Wydarzenia zapisane w Twoim kalendarzu zostają, bo są Twoje.

11.2. Kontakty Google

Po co: żebyś w historii połączeń widział nazwę dzwoniącego zamiast samego numeru. Zamiast „nieznany numer 600 100 201” widzisz nazwę z Twoich kontaktów.

O jakie uprawnienie prosimy (zakres OAuth):

Co dokładnie pobieramy z każdego kontaktu:

1. imię i nazwisko,
2. numery telefonów,
3. adres e-mail,
4. nazwę firmy (organizację) przypisaną do kontaktu.

Pobieramy nie więcej niż 5000 kontaktów.

Do czego używamy nazwy firmy: wyłącznie jako nazwy wyświetlanej w historii połączeń wtedy, gdy kontakt nie ma wpisanego imienia ani nazwiska. W takim przypadku zamiast pustego pola zobaczysz nazwę firmy. Nazwy firmy nie wykorzystujemy do żadnego innego celu, w szczególności nie budujemy z niej bazy firm ani nie wykorzystujemy jej marketingowo.

Import jest jednorazowy i odbywa się tylko na Twoje żądanie: uruchamiasz go sam w zakładce Kontakty. Token dostępu wykorzystujemy raz, w chwili importu, i go nie zapisujemy. Nie zapisujemy też tokena odświeżania (refresh token) i nie synchronizujemy Kontaktów Google w tle. Zmiany, które później wprowadzisz w Kontaktach Google, do nas nie trafiają. Kolejny import wymaga ponownej zgody na ekranie Google.

Import z pliku zamiast z Google: zamiast łączenia z Google możesz wgrać plik z kontaktami w formacie CSV lub vCard. Zakres pobieranych danych jest taki sam, łącznie z nazwą firmy.

Jak długo: do usunięcia konta albo do Twojej prośby o usunięcie kontaktów wysłanej na adres [email protected].

Kto tu jest administratorem: w stosunku do danych Twoich kontaktów administratorem jesteś Ty, a my przetwarzamy je w Twoim imieniu. Zasady określa Regulamin powierzenia przetwarzania danych osobowych, czyli Załącznik nr 1 do Regulaminu.

11.3. Czego nie robimy z danymi otrzymanymi z Google

1. Nie sprzedajemy ich i nie wykorzystujemy ani nie przekazujemy do celów reklamowych.
2. Nie używamy ich do tworzenia, trenowania ani ulepszania modeli sztucznej inteligencji ani uczenia maszynowego, w tym modeli uogólnionych (niespersonalizowanych). Dostawcy AI, przez których przechodzą te dane w trakcie rozmowy, działają na nasze polecenie i nie trenują na nich modeli.
3. Nie czytają ich ludzie. Wyjątki: wyraźnie nas o to poprosisz, wymaga tego bezpieczeństwo, wymaga tego obowiązek wynikający z przepisów prawa, albo dane są zbiorcze i nie pozwalają wskazać konkretnej osoby.
4. Nie przekazujemy ich nikomu poza podmiotami niezbędnymi do działania opisanych wyżej funkcji.
5. Nie przekazujemy ich brokerom danych ani platformom reklamowym i nie wykorzystujemy ich do oceny zdolności kredytowej.

11.4. Zgodność z zasadami Google

Korzystanie przez Doganswer z informacji otrzymanych z interfejsów Google API oraz ich przekazywanie do jakiejkolwiek innej aplikacji odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego wykorzystania (Limited Use).

W brzmieniu oryginalnym:

„Doganswer’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”

W zakresie danych z interfejsów Google Workspace, w brzmieniu oryginalnym:

„The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.”

11.5. Jak cofnąć dostęp

1. W panelu: zakładka Kalendarz, przycisk Odłącz. Tokeny kasujemy natychmiast. Odłączenie w panelu nie usuwa wpisu Doganswer z Twojego konta Google, zrobisz to w sposób z pkt 2.
2. W koncie Google: https://myaccount.google.com/linkedapps, wybierz Doganswer i kliknij Usuń dostęp.
3. Zaimportowane kontakty: napisz na [email protected], usuniemy je. Usunięcie konta usuwa je razem z kontem.
4. Wszystkie dane otrzymane z Google naraz: napisz na [email protected] z adresu e-mail przypisanego do konta. Usuwamy tokeny, ustawienia kalendarza i zaimportowane kontakty w terminie do 14 dni, bez usuwania konta.

11.6. Podstawa prawna

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie na Twoje żądanie umowy o korzystanie z Aplikacji. Dane Twoich kontaktów oraz osób umawianych na wizyty przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, na podstawie Regulaminu powierzenia przetwarzania danych osobowych.

12. Aplikacja mobilna

Aplikacja mobilna Doganswer na Androida i iOS daje Ci podgląd tego, co robi asystent, i podstawowe ustawienia. Logujesz się tym samym kontem co w panelu.

Co jest w aplikacji mobilnej: pulpit ze stanem pakietu minut i regułami przekierowania, lista połączeń z podsumowaniami, szczegóły rozmowy z zapisem i odtwarzaczem nagrania, ustawienia asystenta (wiadomość powitalna, informacje dodatkowe, język, głos), ustawienia powiadomień oraz ekran konta.

Czego w aplikacji mobilnej nie ma:

Z tego wynika rzecz najważniejsza w tej sekcji: aplikacja mobilna przetwarza mniej danych niż panel w przeglądarce. Aplikacja mobilna nie prosi o dostęp do Kalendarza Google ani Kontaktów Google i ich nie pobiera. Jedyny związek z kontem Google to opcjonalne logowanie przez Google, opisane w pkt 5.1.

O jakie uprawnienia prosi aplikacja i po co:

Kontakty z telefonu nie opuszczają urządzenia. Aplikacja odczytuje je lokalnie, porównuje z numerami w historii połączeń i nie wysyła ich na nasz serwer ani nigdzie indziej. To odrębna funkcja od importu Kontaktów Google, który działa wyłącznie w panelu w przeglądarce i zapisuje kontakty na koncie. Wyłącznik tej funkcji znajdziesz na ekranie Konto.

Aplikacja nie nagrywa dźwięku. Nagrania rozmów powstają na linii telefonicznej, po stronie naszego serwera, nigdy w Twoim telefonie. Aplikacja nie korzysta z mikrofonu.

Co aplikacja wysyła na nasz serwer: identyfikator urządzenia, token powiadomień, nazwę i model urządzenia, wersję systemu operacyjnego oraz wersję aplikacji. Potrzebujemy tego wyłącznie po to, żeby wysłać powiadomienie na właściwy telefon i żeby wiedzieć, czy działasz na wersji, którą wspieramy. Dane logowania przechowujemy w zabezpieczonym magazynie systemowym telefonu.

Czego w aplikacji nie ma: reklam, narzędzi śledzących Twoje zachowanie na potrzeby marketingu, sprzedaży danych osobom trzecim ani zakupów w aplikacji. Abonament kupujesz w panelu w przeglądarce.

Jak długo: dane zarejestrowanego urządzenia i token powiadomień przechowujemy do czasu wylogowania w aplikacji albo usunięcia konta.

Instalacja i odinstalowanie: aplikację instalujesz dobrowolnie ze sklepu. W telefonie zapisuje dane logowania i token powiadomień, żeby działało logowanie i powiadomienia. Odinstalowanie usuwa aplikację i dane, które zapisała w telefonie. Konta to nie usuwa, konto usuwasz osobno (sekcja 16).

13. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych osobowych będą następujące podmioty zewnętrzne współpracujące z Administratorem:

1. dostawcy serwerów, na których działa Aplikacja, oraz kopii zapasowych (w tym Supabase i Amazon Web Services);
2. dostawca usług telefonicznych i SMS (Twilio Inc.) oraz dostawca powiadomień WhatsApp (Meta – WhatsApp Business);
3. dostawcy zewnętrznych modeli sztucznej inteligencji (ElevenLabs, OpenRouter, OpenAI, Google);
4. dostawca narzędzi do automatyzacji przepływu danych (n8n);
5. dostawcy systemów płatności online (Stripe);
6. dostawca poczty wychodzącej (Mailgun) i usługi newslettera;
7. dostawcy usługi powiadomień w telefonie (Expo, Google – Firebase Cloud Messaging, Apple);
8. firmy dostarczające narzędzia służące do analizy aktywności w Serwisie (doganswer.com) i kierowania marketingu bezpośredniego (m.in. Google – Google Tag Manager i Google Analytics, Meta – Meta Pixel);
9. dostawca narzędzia do zarządzania zgodami na pliki cookies (Usercentrics, Cookiebot);
10. firma świadcząca usługi księgowe.

Ponadto dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom publicznym lub prywatnym, jeśli taki obowiązek będzie wynikał z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego wyroku sądu lub prawomocnej decyzji administracyjnej.

Twilio Inc. w części przetwarza dane jako niezależny administrator (sekcja 5.12). Stripe przetwarza część danych płatniczych jako odrębny administrator, w celu zapobiegania oszustwom i wykonania obowiązków prawnych.

14. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Część dostawców przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych: Twilio, ElevenLabs, OpenRouter i dostawcy modeli za nim, Meta, Expo, Google, Apple, Stripe (częściowo) i Mailgun.

Podstawą przekazania jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w sprawie EU-US Data Privacy Framework, dla dostawców nim objętych, a w pozostałym zakresie standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 z 4 czerwca 2021 r.

Kopię tych zabezpieczeń otrzymasz, pisząc na [email protected].

15. Uprawnienia

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące uprawnienia:

1. prawo dostępu – prawo do informacji, jakie dane osobowe Ciebie dotyczące są przetwarzane przez Administratora, oraz do otrzymania kopii tych danych. Wydanie pierwszej kopii danych jest darmowe, za kolejne Administrator może naliczyć opłatę;
2. prawo do sprostowania – jeżeli przetwarzane dane staną się nieaktualne lub niekompletne, lub w inny sposób niepoprawne, masz prawo zażądać ich sprostowania;
3. prawo do usunięcia danych – w pewnych sytuacjach możesz zwrócić się do Administratora o usunięcie swoich danych osobowych, np. gdy dane przestaną być potrzebne Administratorowi do celów, o których poinformował; gdy skutecznie cofnąłeś zgodę na przetwarzanie danych, o ile Administrator nie ma prawa przetwarzać danych na innej podstawie prawnej; gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem; gdy konieczność usunięcia danych wynika z ciążącego na Administratorze obowiązku prawnego;
4. prawo do przenoszenia danych – w przypadku, gdy dane osobowe są przetwarzane przez Administratora na podstawie udzielonej zgody albo w celu wykonania Umowy z nim zawartej, masz prawo przenieść swoje dane do innego administratora;
5. prawo do cofnięcia zgody – w przypadku, gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, masz prawo cofnąć tę zgodę w każdym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
6. prawo do ograniczenia przetwarzania – jeśli uznasz, że przetwarzane dane osobowe są nieprawidłowe, ich przetwarzanie jest niezgodne z prawem lub Administrator nie potrzebuje już określonych danych, możesz zażądać, aby przez określony, potrzebny czas Administrator nie dokonywał na danych żadnych operacji, a jedynie je przechowywał;
7. prawo sprzeciwu – masz prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, którego podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora. W razie skutecznego wniesienia sprzeciwu Administrator przestanie przetwarzać dane osobowe w tym celu;
8. prawo do skargi – masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl), gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO). W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Przestaniemy je wtedy przetwarzać, chyba że wykażemy ważne, prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów albo podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wobec marketingu bezpośredniego sprzeciw działa zawsze i bez uzasadnienia.

Jak skorzystać: napisz na [email protected] z adresu e-mail przypisanego do konta. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W sprawach złożonych termin może się wydłużyć o kolejne dwa miesiące, o czym Cię uprzedzimy. Nie prosimy o skan dokumentu tożsamości.

Jeśli dzwoniłeś do firmy korzystającej z Doganswer i chcesz skorzystać ze swoich praw wobec nagrania rozmowy, skieruj żądanie do tej firmy. To ona jest administratorem tych danych. My wykonujemy jej polecenia. Jeśli napiszesz do nas na [email protected], przekażemy Twoje żądanie tej firmie bez zbędnej zwłoki i pomożemy je zrealizować. Twojej rozmowy nie wykorzystujemy do trenowania modeli AI, nie sprzedajemy jej i nie używamy w marketingu.

Jeśli niepokoisz się możliwością utraty kontroli nad swoimi informacjami, śledzeniem Twoich działań czy Twojej prywatności, wskazujemy, że istnieje szereg narzędzi i rozwiązań, które pozwalają na blokowanie takich działań: rozszerzenia do przeglądarek, ich ustawienia prywatności, a także bardziej zaawansowane rozwiązania, takie jak sieci VPN czy przeglądarki zapewniające większą prywatność poprzez przekierowanie ruchu. Świadomie nie podajemy konkretnych rozwiązań, ponieważ ich różnorodność jest bardzo duża. Z takimi zestawieniami możesz zapoznać się w serwisie Privacy Guides: https://privacyguides.org.

16. Usunięcie konta i danych

Konto możesz usunąć w każdej chwili i nie musisz podawać powodu.

Trzy drogi, każda prowadzi do tego samego:

1. W aplikacji mobilnej: ekran Konto → Usuń konto → Wyślij link, a następnie kliknięcie linku potwierdzającego, który wyślemy na adres e-mail przypisany do konta.
2. W panelu: https://app.doganswer.com → Konto → Usuń konto → Wyślij link, a następnie kliknięcie linku potwierdzającego, który wyślemy na adres e-mail przypisany do konta.
3. Mailem albo przez stronę: wyślij wiadomość z adresu e-mail przypisanego do konta na [email protected] albo skorzystaj ze strony https://doganswer.com/usuniecie-konta.

W jakim czasie usuwamy:

Co usuwamy razem z kontem: dane konta i ustawienia asystenta, wpisy w Bazie wiedzy, zaimportowane kontakty, historię połączeń wraz z transkrypcjami i podsumowaniami, nagrania rozmów, połączenie z Kalendarzem Google wraz z tokenami dostępu, zarejestrowane urządzenia i tokeny powiadomień, zapis zgód na kanały powiadomień.

Co zostaje i dlaczego:

Czego usunięcie konta nie robi:

1. nie zwraca opłaty za rozpoczęty okres abonamentowy;
2. nie cofa automatycznie dostępu naszej aplikacji w Twoim koncie Google. Jeśli chcesz go cofnąć samodzielnie, zrobisz to pod adresem https://myaccount.google.com/linkedapps;
3. nie wyłącza przekierowania połączeń ustawionego u operatora Twojego numeru telefonu. To ustawienie zmieniasz sam, u swojego operatora.

Chcesz usunąć tylko część danych: napisz na [email protected]. Pojedyncze nagrania, zaimportowane kontakty i wpisy w Bazie wiedzy możemy usunąć bez kasowania konta.

17. Pliki cookies

Administrator informuje, że Aplikacja korzysta z plików „cookies” (ciasteczka), instalowanych w Twoim urządzeniu końcowym. Są to niewielkie pliki tekstowe, które mogą być odczytywane przez system Administratora, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzysta Administrator (np. Meta, Google).

Administrator wykorzystuje pliki cookies w następujących celach:

1. zapewnienie prawidłowego działania Aplikacji – dzięki plikom cookies możliwe jest sprawne działanie Aplikacji, korzystanie z jej funkcji oraz wygodne przemieszczanie się między poszczególnymi podstronami;
2. zwiększenie komfortu korzystania z Aplikacji – dzięki plikom cookies możliwe jest wykrywanie błędów na niektórych podstronach oraz ich stałe ulepszanie;
3. tworzenie statystyk – pliki cookies są wykorzystywane w celu analizy sposobu korzystania przez użytkowników z Aplikacji;
4. prowadzenie działań marketingowych – dzięki plikom cookies Administrator może kierować do użytkowników reklamy dostosowane do ich preferencji.

Administrator może umieszczać w Twoim urządzeniu zarówno pliki trwałe, jak i tymczasowe (sesyjne). Pliki sesyjne są zazwyczaj usuwane z chwilą zamknięcia przeglądarki, natomiast zamknięcie przeglądarki nie powoduje usunięcia plików trwałych.

Informacja o plikach cookies wykorzystywanych przez Administratora wyświetlana jest w panelu zgód na cookies dostępnym w Serwisie. Skrypty analityczne i marketingowe w Serwisie wczytuje Google Tag Manager i uruchamiają się dopiero po Twojej zgodzie w tym panelu. Panel pod adresem https://app.doganswer.com używa wyłącznie niezbędnych plików cookies, potrzebnych do utrzymania zalogowania. W zależności od Twojej decyzji możesz włączyć lub wyłączyć pliki cookies poszczególnych kategorii (z wyjątkiem niezbędnych plików cookies) oraz zmieniać te ustawienia w każdym czasie.

Lista plików cookies stosowanych w Serwisie (na podstawie skanu CMP, 7 plików):

Dane zbierane za pomocą plików cookies nie pozwalają Administratorowi na Twoją identyfikację.

Aplikacja mobilna nie korzysta z plików cookies ani z identyfikatorów reklamowych.

Za pośrednictwem większości powszechnie używanych przeglądarek możesz sprawdzić, czy na Twoim urządzeniu końcowym zostały zainstalowane pliki cookies, jak również usunąć zainstalowane pliki cookies oraz zablokować instalowanie ich w przyszłości przez Aplikację. Wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może jednak spowodować dość poważne trudności w korzystaniu z Aplikacji, np. w postaci konieczności logowania się na każdej podstronie, dłuższego okresu ładowania się Aplikacji, ograniczeń w korzystaniu z niektórych funkcjonalności.

18. Postanowienia końcowe

W zakresie nieuregulowanym Polityką stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.

O każdej istotnej zmianie Polityki poinformujemy Cię z wyprzedzeniem na adres e-mail przypisany do konta oraz w Aplikacji.

Polityka obowiązuje od dnia 22 czerwca 2026 r. Ostatnia aktualizacja: 28 września 2026 r.